شیفتنویس یک سامانه تحت وب برای برنامهریزی و مدیریت شیفت است که به‌جای شروع از جدول خالی، نیاز بخش، وضعیت پرسنل و قواعد برنامه را کنار هم قرار میدهد تا مسئول برنامه بتواند خروجی را سریع‌تر و شفاف‌تر بازبینی کند.
ویدیو: معرفی شیفتنویس برای همه تیم‌های شیفتی
در این ویدیو مسیر کلی از تعریف تیم و نیاز پوشش تا درخواست‌های پرسنل، ساخت برنامه، بازبینی مدیر و پورتال شخصی را می‌بینید.
این صفحه «شیفتنویس چیست؟» را توضیح میدهد. اگر در مرحله تصمیم‌گیری هستید و می‌خواهید بدانید چرا از ShiftNevis استفاده کنید یا کدام راهکار مناسب صنعت شماست، صفحه چرا شیفتنویس؟ و مرکز راهکارها را ببینید.
شیفتنویس دقیقاً چه مسئله‌ای را حل می‌کند؟
در برنامهریزی شیفت، چند مسئله به‌صورت هم‌زمان روی یکدیگر اثر می‌گذارند. ممکن است پوشش صبح مناسب باشد اما عصر کمبود نیرو داشته باشد؛ ممکن است فردی در روزی که امکان حضور ندارد وارد برنامه شود؛ یا مجموع ساعت و توزیع شب و تعطیلات بین افراد متعادل نباشد. وقتی این کنترل‌ها با پیام، کاغذ، فایل‌های متعدد و حافظه مسئول برنامه انجام شوند، اصلاح هر بخش می‌تواند بخش دیگری را به‌هم بزند.
شیفتنویس این ورودی‌ها را در یک جریان مشخص جمع می‌کند تا مسئول برنامه به‌جای دنبال کردن داده‌های پراکنده، روی تصمیم و بازبینی برنامه تمرکز کند. برای آموزش کامل فرآیند، راهنمای برنامه شیفت کاری پرستاران را هم ببینید.
مسیر ساخت برنامه در شیفتنویس
تعداد نیروی لازم در صبح، عصر و شب برای روزهای مختلف ماه ثبت می‌شود تا برنامه از پوشش موردنیاز شروع شود، نه از نام افراد.
ساعت موردنیاز، شیفت‌های مجاز، روزهای عدم حضور و سایر محدودیت‌های هر فرد به‌عنوان داده برنامه وارد می‌شوند.
درخواست آف یا ترجیح صبح، عصر و شب از محدودیت قطعی جدا می‌شود تا برنامه بین «نمی‌توانم» و «ترجیح می‌دهم» تفاوت بگذارد.
پوشش، ساعت، توالی و شاخص‌های مهم برنامه قبل از انتشار بررسی می‌شوند و مسئول برنامه می‌تواند اصلاح نهایی را انجام دهد.
پس از انتشار، هر فرد می‌تواند برنامه شخصی خود را ببیند و جریانهای مرتبط با درخواست یا جابهجایی را از مسیر مشخص دنبال کند.
محدودیت سخت با ترجیح پرسنل یکی نیست
عدم حضور تأییدشده، مرخصی قطعی، مجاز نبودن یک نوع شیفت یا قاعده‌ای که نباید نقض شود، باید مستقل از ترجیح‌های معمول دیده شود.
درخواست آف یا ترجیح یک نوع شیفت تا جایی اهمیت دارد که پوشش بخش و قواعد قطعی برنامه را مختل نکند.
این تفکیک باعث می‌شود خواسته‌های قابل انعطاف، برنامه را بی‌دلیل قفل نکنند و در عین حال محدودیت‌های واقعی نادیده گرفته نشوند. توضیح کامل‌تر را در مقاله محدودیت سخت و ترجیح نرم در برنامه شیفت بخوانید.
عدالت شیفت فقط برابر بودن تعداد نوبت‌ها نیست
دو نفر ممکن است تعداد شیفت مشابهی داشته باشند، اما سهم متفاوتی از شب‌کاری، جمعه و تعطیلات یا ساعات مازاد داشته باشند. به همین دلیل بازبینی برنامه باید چندبعدی باشد.
تعداد و توزیع نوبت‌های شب بین افراد قابل مقایسه باشد.
بار روزهای تعطیل فقط روی چند نفر ثابت نماند.
ساعت تخصیص‌یافته هر فرد در کنار ساعت موردنیاز او دیده شود.
برنامه فقط از نظر جمع ماهانه بررسی نشود و ترتیب واقعی نوبت‌ها هم دیده شود.
مشخص باشد چه میزان از ترجیحات و درخواست‌های قابل انعطاف رعایت شده‌اند.
مواردی که نباید نقض شوند در بازبینی نهایی کنترل شوند.
برای جزئیات بیشتر، صفحه عدالت شیفت و سنجش شب، تعطیلات و اضافه‌کاری را ببینید.
پورتال پرسنل چه کمکی می‌کند؟
بخشی از زمان برنامهریزی نه صرف ساخت جدول، بلکه صرف جمع‌کردن پیام‌ها، پاسخ به درخواستها و اعلام نسخه نهایی می‌شود. پورتال پرسنل این ارتباط را ساختاریافته‌تر می‌کند. هر پرسنل می‌تواند از موبایل وارد فضای شخصی خود شود، درخواست‌های مرتبط را ثبت کند، برنامه منتشرشده را ببیند و در سناریوهای پشتیبانی‌شده، جریان جابهجایی شیفت را دنبال کند.
هدف این نیست که تصمیم مدیریتی حذف شود. مسئول برنامه همچنان خروجی را بازبینی می‌کند و کنترل نهایی انتشار و تغییرات برنامه را در اختیار دارد.
این سامانه برای چه کسانی طراحی شده است؟
برای ساخت و اصلاح برنامه یک بخش، جمع‌آوری درخواستها و کنترل پوشش و ساعت.
برای مشاهده وضعیت برنامه‌ها و مدیریت بهتر مسائل مربوط به چند بخش و کمبود نیرو.
برای استانداردتر شدن فرآیند برنامهریزی و داشتن دید مدیریتی بهتر روی برنامه بخشها.
برای برنامه نفرات در کارخانه، فولاد، پتروشیمی، تعمیرات و سایر تیم‌های چندنوبته با نقش‌ها و پوشش متفاوت.
برای تیم‌هایی که می‌خواهند از Excel، عکس‌های تکراری برنامه و درخواست‌های شفاهی به یک نسخه مرجع برسند.
برای فروشگاه، هتل، مرکز تماس، انبار و سایر مجموعه‌هایی که حضور درست افراد در هر نوبت بخشی از عملیات روزانه است.
برای ثبت درخواست، مشاهده برنامه شخصی و پیگیری جریانهای مرتبط بدون اتکا به پیام‌های پراکنده.
اگر می‌خواهید جزئیات بیشتری ببینید
سوالات پرتکرار
شیفتنویس فقط برای پرستاران است؟
خیر. منطق محصول برای مدیریت تیم‌های شیفتی طراحی شده است، اما بخش مهمی از امکانات و محتوای تخصصی آن برای سناریوهای بیمارستانی، پرستاری و کادر درمان توسعه داده شده است.
برای استفاده باید نرم‌افزار نصب شود؟
نسخه اصلی تحت وب است و از مرورگر استفاده می‌شود. پرسنل نیز میتوانند از موبایل به پورتال خود دسترسی داشته باشند.
آیا نرم‌افزار جای تصمیم سرپرستار را می‌گیرد؟
خیر. نرم‌افزار داده‌ها، قواعد و گزارش‌ها را در یک جریان مشخص کنار هم قرار میدهد؛ بازبینی، اصلاح و انتشار نهایی همچنان بخشی از مسئولیت مدیر یا مسئول برنامه است.
اولین برنامه شیفت خود را در شیفتنویس بسازید
اگر می‌خواهید فرآیند را با داده واقعی بخش خودتان ببینید، می‌توانید از نسخه وب شروع کنید و نیاز، پرسنل و درخواستها را مرحله‌به‌مرحله وارد کنید.
شروع استفاده از شیفتنویس چرا شیفتنویس؟