چرخه برنامهریزی شیفت از چند روز قبل از انتشار شروع میشود و معمولاً چند روز بعد از انتشار هم ادامه دارد. درخواست مرخصی و آف، ترجیح شیفت، محدودیت حضور، اعتراض به برنامه، جابهجایی، سؤال درباره ساعت و نسخه نهایی برنامه؛ همه اینها اگر روی کاغذ، پیامرسان و فایلهای جدا مدیریت شوند، زمان زیادی از مسئول برنامه و خود پرسنل میگیرند. شیفتنویس این چرخه را در یک مسیر واحد جمع میکند.
چالش روش دستی فقط زمانی نیست که مسئول برنامه جدول را میچیند. فشار اصلی در رفتوبرگشت بین افراد، درخواستها، اصلاحات و نسخههای مختلف برنامه اتفاق میافتد.
یکی آف میخواهد، دیگری فقط صبح میتواند، فردی برای یک روز خاص محدودیت دارد و شخص دیگری درخواست شب یا عدم شب میدهد. بخشی از این درخواستها شفاهی است، بخشی در پیامرسان و بخشی روی کاغذ.
مسئول برنامه باید همزمان نیاز بخش، ساعت افراد، محدودیتها، ترجیحها، استراحت و عدالت را کنار هم بگذارد. هر تغییر یک نفر ممکن است چند خانه دیگر جدول را هم تغییر دهد و تماس و پیام جدید ایجاد کند.
با انتشار تصویر یا فایل برنامه، تازه مرحله بررسی پرسنل شروع میشود. افراد دنبال درخواست خودشان میگردند، درباره شیفتها سؤال میکنند و ممکن است چند نسخه متفاوت برنامه در گروهها دستبهدست شود.
بیماری، تغییر شرایط شخصی، توافق دو همکار برای تعویض شیفت یا اشتباه در نسخهای که کسی ذخیره کرده، دوباره مسئول برنامه را وارد چرخه اصلاح میکند. اگر این تغییرات شفاهی یا در گروه پیامرسان بمانند، دانستن آخرین وضعیت سخت میشود.
پرسنل هم بخشی از هزینه پنهان این فرایند را میپردازند؛ با پیگیری درخواست، پیدا کردن نسخه جدید، هماهنگی جابهجایی و اطمینان از اینکه تغییرشان واقعاً ثبت شده است.
وقتی درخواست در پیام یا کاغذ ثبت شود، فرد نمیداند دیده شده، پذیرفته شده یا در میان درخواستهای دیگر گم شده است.
برای دیدن برنامه باید آخرین تصویر یا فایل را پیدا کند و مطمئن شود همان نسخه نهایی است.
تعویض شیفت میتواند به پیام بین دو همکار، تأیید مسئول و سپس اصلاح فایل برنامه تبدیل شود.
وقتی منطق تصمیمها و محدودیتهای کل تیم دیده نمیشود، حتی یک برنامه قابل دفاع هم ممکن است برای فرد ناعادلانه به نظر برسد.
ذخیره تصویر قدیمی یا ندیدن اصلاح جدید میتواند باعث سردرگمی درباره شیفت واقعی فرد شود.
پیگیری درخواست و جابهجایی، کاری است که معمولاً خارج از زمان رسمی برنامهریزی و با تماس و پیام انجام میشود.
هدف شیفتنویس حذف ارتباط انسانی نیست؛ هدف این است که اطلاعات و تصمیمها از کانالهای پراکنده به یک مسیر قابل پیگیری منتقل شوند.
پرسنل برنامه خود را میبینند و درخواستهای مرتبط با شیفت را از مسیر مشخص ثبت میکنند.
فرایند تعویض و تغییر شیفت از حالت شفاهی و پراکنده خارج میشود و قابل پیگیری میماند.
درخواستها، محدودیتها و اطلاعات لازم برای ساخت برنامه به جای چند کانال در یک محیط جمع میشوند.
موتور هوشمند ترکیبهای متعدد را با توجه به دادههای ثبتشده بررسی میکند تا رسیدن به یک برنامه قابل اجرا سریعتر شود.
مسئول برنامه میتواند خروجی را بازبینی کند، با میل خودش تغییر دهد و فقط بعد از تأیید نهایی آن را منتشر کند.
گزارشهای مرتبط با برنامه و بخش کمک میکنند مسئله فقط در سطح جدول روزانه دیده نشود و وضعیت کلی نیز قابل بررسی باشد.
به جای جمعآوری از چند کانال، درخواستهای برنامه در مسیر مشخص قرار میگیرند.
پرسنل، نیاز پوشش، محدودیتها و سایر اطلاعات لازم قبل از ساخت برنامه بررسی میشوند.
سیستم برای رسیدن به ترکیبی قابل اجرا، تعداد زیادی حالت را سریعتر از روش دستی بررسی میکند.
خروجی نهایی نیست؛ کاربر میتواند هشدارها و نتیجه را ببیند و تغییرات مورد نظرش را اعمال کند.
پرسنل به جای وابستگی به یک عکس پراکنده، وضعیت برنامه خود را از مسیر سیستم مشاهده میکنند.
درخواست جابهجایی و تغییرات بعد از انتشار از برنامه جدا نمیشوند و قابل پیگیری باقی میمانند.
در شرایط فعلی محصول، امکان شروع استفاده با هزینهای کمتر از ۵۰ هزار تومان وجود دارد؛ عدد دقیق و شرایط پلن ممکن است در آینده تغییر کند. این عدد باید همیشه بر اساس تعرفه روز شیفتنویس در نظر گرفته شود. ارزش اصلی فقط قیمت نرمافزار نیست؛ کاهش زمانی است که مدیر و پرسنل برای جمعآوری درخواست، بازنویسی برنامه، پیگیری تغییرات و پیدا کردن آخرین نسخه مصرف میکنند.
| فرایند | کاغذ/پیامرسان | اکسل | شیفتنویس |
|---|---|---|---|
| جمعآوری درخواست پرسنل | پراکنده | معمولاً خارج از فایل | در مسیر مشخص پورتال |
| ساخت برنامه | کاملاً دستی | جدول و فرمول | ساخت هوشمند + کنترل کاربر |
| نسخه نهایی برنامه | ممکن است چند نسخه باشد | نیازمند ارسال فایل/تصویر | مشاهده در سیستم |
| جابهجایی بعد از انتشار | پیام و تماس | اصلاح دستی فایل | فرایند قابل پیگیری |
| ویرایش توسط مسئول برنامه | دستی | دستی | قابل ویرایش بعد از ساخت هوشمند |
| گزارش و تحلیل برنامه | محدود | نیازمند ساخت گزارش | گزارشهای مرتبط با برنامه و بخش |
کاهش جمعآوری دستی درخواستها، ساخت سریعتر برنامه، کنترل محدودیتها، امکان ویرایش، مدیریت جابهجایی و دسترسی به گزارشهای برنامه و بخش.
ثبت درخواست از مسیر مشخص، مشاهده شیفت، پیگیری تغییرات و جابهجایی و کاهش وابستگی به عکس، پیام و نسخههای پراکنده برنامه.
خیر. محصول برای تیمهای شیفتی طراحی شده و راهکارهای تخصصی برای حوزههای مختلف نیز در حال توسعه و مستندسازی هستند.
بله. خروجی هوشمند قابل بازبینی است و مسئول برنامه کنترل نهایی و امکان ویرایش را دارد.
پورتال پرسنل برای مشاهده وضعیت شیفت و انجام فرایندهای مرتبط با درخواست و جابهجایی در نظر گرفته شده است.
خیر. این عبارت مربوط به تعرفه فعلی است و با تغییر پلنها و قیمتگذاری ممکن است تغییر کند؛ قیمت معتبر همیشه قیمت روز محصول است.
درخواستها را متمرکز کنید، برنامه را هوشمند بسازید، خودتان بازبینی کنید و پرسنل را به یک نسخه مشخص از برنامه متصل نگه دارید.