ویدیوی آموزش کامل پورتال پرسنل
ویدیوی جدید آموزش پورتال پرسنل، از ورود و بررسی درخواست‌ها تا مشاهده برنامه، پروفایل و خدمات پرسنلی را مرور می‌کند. فعال‌بودن بعضی امکانات به تنظیمات مرکز و نسخه پورتال بستگی دارد.
پورتال پرسنل چیست؟
پورتال پرسنل، فضای اختصاصی کارکنان برای مشاهده وضعیت درخواست‌ها و برنامه‌های منتشرشده و دسترسی به اطلاعات فردی است. امکانات قابل استفاده، بسته به نوع لینک، دسترسی مرکز و آماده‌بودن ماژول‌ها متفاوت است. وجود یک دکمه الزاماً به معنی فعال‌بودن عملیات آن نیست.
تفاوت مهم: پورتال پرسنل با داشبورد مدیریتی سرپرستار یا مسئول برنامه متفاوت است و برای استفاده اعضای تیم طراحی شده است.
لینک اختصاصی گروه و ورود امن
لینک دائمی پورتال به مرکز مربوط است و ورود هر فرد با شماره ثبت‌شده و کد یک‌بارمصرف انجام می‌شود. در کنار آن، لینک‌های درخواست دوره‌ایِ گروه نیز برای فرآیندهای قدیمی وجود دارند؛ این دو لینک و قابلیت‌هایشان لزوماً یکسان نیستند. از لینکی استفاده کنید که مسئول مرکز برای شما ارسال کرده است.
- شماره موبایل خود را وارد کنید.
- شماره باید قبلاً در پرونده پرسنلی همان گروه ثبت شده باشد.
- پس از تأیید، کد یک‌بارمصرف برای ورود ارسال می‌شود.
وضعیت دوره و مهلت ثبت درخواست‌ها
در بالای پورتال اطلاعات دوره جاری نمایش داده می‌شود؛ از جمله ماه کاری، وضعیت دوره، شیفت بعدی و مهلت ثبت درخواست. پس از پایان مهلت، بخش ثبت درخواست‌ها می‌تواند به حالت فقط‌مشاهده تبدیل شود.
پیشنهاد: قبل از شروع ثبت درخواست‌ها، تاریخ و ساعت پایان مهلت را بررسی کنید تا درخواست‌ها ناقص باقی نمانند.
ثبت درخواست‌ها؛ محدودیت قطعی را با ترجیح اشتباه نگیرید
با انتخاب هر روز از تقویم، گزینه‌های مختلف درخواست در دسترس هستند. معنای هر گزینه مهم است، چون نوع درخواست روی نحوه بررسی برنامه اثر می‌گذارد.
بدون درخواست
برای آن روز محدودیت یا ترجیح خاصی ثبت نمی‌شود.
ترجیح Off
یک ترجیح است و در صورت نیاز پوششی ممکن است رعایت نشود.
عدم امکان حضور
برای شرایطی است که حضور در آن روز واقعاً ممکن نیست.
مرخصی
درخواست رسمی مرخصی است و باید در مسیر بررسی قرار گیرد.
ترجیح شیفت
می‌توانید صبح، عصر یا شب را به‌عنوان ترجیح ثبت کنید.
توضیح دیگر
برای ثبت توضیح کوتاه درباره شرایط خاص همان روز.
مرور و ارسال نهایی درخواست‌ها
پس از انتخاب روزها می‌توانید یک توضیح عمومی برای کل ماه اضافه کنید، خلاصه درخواست‌ها را مرور کنید و سپس ثبت نهایی را انجام دهید.
نکته مهم: ثبت درخواست به معنی قطعی شدن برنامه نیست. درخواست‌ها در کنار نیاز پوششی بخش، قوانین استراحت و سایر ورودی‌های برنامه بررسی می‌شوند.
پیگیری نتیجه درخواست‌ها
بعد از بررسی مسئول برنامه، وضعیت هر درخواست در خود پورتال قابل مشاهده است. به این ترتیب پرسنل می‌تواند بداند درخواستش تأیید شده، رد شده یا نیازمند اصلاح است و در صورت ثبت توضیح، علت تصمیم را نیز ببیند.
برنامه بخش، برنامه شخصی و گزارش ماهانه
پس از انتشار برنامه، در زبانه «برنامه من» می‌توانید هم جدول کامل بخش و هم برنامه شخصی خودتان را مشاهده کنید. بخش گزارش نیز خلاصه‌ای از ساعات حضور، تعداد شیفت‌های صبح، عصر و شب و ترکیب برنامه ماهانه را در اختیار شما قرار می‌دهد.
برنامه بخش
نمای کامل پوشش و برنامه همکاران گروه.
برنامه شخصی
تقویم خلوت و اختصاصی شیفت‌ها، آف‌ها و مرخصی‌های خودتان.
گزارش و آمار
خلاصه ساعات کاری و ترکیب شیفت‌های ماهانه.
اعلان‌ها، پروفایل و یار شیفت
از بخش اعلان‌ها می‌توانید تغییرات مهم و نتیجه درخواست‌ها را دنبال کنید. در پروفایل نیز اطلاعات پرسنلی و تماس اضطراری تکمیل می‌شود. بخش «یار شیفت» هم نشان می‌دهد در بازه‌های زمانی مشخص بیشترین هم‌پوشانی کاری را با کدام همکاران داشته‌اید.
سه روش جابه‌جایی شیفت
در جریان قدیمی لینک‌های درخواست دوره‌ای، سه روش برای جابه‌جایی پس از انتشار برنامه طراحی شده است. در پورتال دائمی فعلی، اتصال کامل عملیات ثبت جابه‌جایی هنوز نهایی نشده است؛ بنابراین نمایش منوی جابه‌جایی به معنی فعال‌بودن ارسال درخواست نیست:
جابه‌جایی مستقیم
تعویض دوطرفه شیفت با یک همکار مشخص، پس از پذیرش همکار و تأیید مسئول برنامه.
بازارچه شیفت
قرار دادن شیفت برای مشاهده همکاران و دریافت پیشنهادهای جایگزین.
جایگزینی یک‌طرفه
واگذاری شیفت به همکار واجد شرایط بدون دریافت شیفت متقابل.
کنترل نهایی: توافق بین همکاران به‌تنهایی برنامه رسمی را تغییر نمی‌دهد. اعمال تغییر فقط بعد از کنترل سامانه و تأیید نهایی مسئول برنامه انجام می‌شود.
دسترسی راحت از موبایل
پورتال برای استفاده روزمره روی موبایل طراحی شده است تا پرسنل برای ثبت درخواست، مشاهده برنامه یا پیگیری جابه‌جایی‌ها به پیام‌رسان‌ها و فایل‌های پراکنده وابسته نباشند.
مطالعه مرتبط:
ساخت لینک اختصاصی پورتال برای هر گروه کاری