ویدیوی آموزش معماری مرکز و فضای کاری
اگر چند بخش، چند گروه پرسنلی یا چند مسئول برنامه دارید، ابتدا این ویدیو را ببینید. مسیر واقعی مدیریت ساختار مرکز، انتخاب فضای فعال، اعضا، نقش‌ها و انتقال مالکیت در آن توضیح داده شده است.
فضای کاری دقیقاً چیست؟
مرکزبخشگروه پرسنلیفضای کاری فعال
در شیفت‌نویس، مرکز، بخش و گروه پرسنلی سه سطح مستقل ساختار هستند. فضای کاری نمای عملی یک گروه پرسنلی در یک بخش است و داده‌های مرتبط با پرسنل، تقویم، نیاز، درخواست‌ها و برنامه را از گروه‌های دیگر جدا نگه می‌دارد.
اصل مهم: فضای کاری یک ساختار موازی با مرکز و بخش نیست؛ بخشی از همان ساختار سازمانی است.
ساختار مرکز را از درخت مدیریت بررسی کنید
در صفحه مدیریت مرکز، بخش‌ها و گروه‌های پرسنلی به‌صورت درختی نمایش داده می‌شوند. برای هر گروه می‌توانید وضعیت فعال، انتخاب، دسترسی اعضا و در صورت داشتن مجوز، عملیات مدیریتی مربوط را ببینید.
- مرکز فعال را کنترل کنید.
- بخش موردنظر را پیدا کنید.
- گروه پرسنلی درست را انتخاب کنید.
- قبل از ورود داده، مطمئن شوید همان فضا فعال است.
فضای کاری فعال را قبل از هر تغییر کنترل کنید
وقتی چند بخش یا گروه دارید، تغییر فضای فعال روی دامنه اطلاعاتی که مشاهده و ویرایش می‌کنید اثر می‌گذارد. پرسنل، تقویم، نیاز، درخواست و برنامه باید متعلق به همان فضای کاری باشند.
خطای رایج: اطلاعات کاملاً درست هستند اما در فضای کاری اشتباه ثبت شده‌اند. قبل از ثبت پرسنل، نیاز یا درخواست، نام بخش و گروه فعال را دوباره ببینید.
چه زمانی گروه کاری جدید بسازیم؟
اگر یک گروه، برنامه مستقل، پرسنل مستقل یا نیاز شیفت متفاوت دارد، ایجاد گروه جدا منطقی است. اگر تفاوت فقط در نام داخلی است و تیم و برنامه مشترک‌اند، ساختار را بی‌دلیل پیچیده نکنید.
اگر مرکز هنوز هیچ فضای کاری نداشته باشد، سامانه مسیر ساخت اولین فضای کاری را برای مالک یا حساب مجاز نمایش می‌دهد.
اعضا و دسترسی‌های هر فضای کاری
از گزینه «دسترسی اعضا» می‌توانید افراد دارای دسترسی به همان فضای کاری را ببینید و در صورت داشتن مجوز، عضو جدید اضافه کنید یا نقش مربوط به همان فضا را بردارید.
نکته امنیتی: پنجره مدیریت Workspace برای همان فضای کاری باز می‌شود؛ بنابراین نقش‌ها و دسترسی‌های نمایش‌داده‌شده در آن، با همان دامنه سنجیده می‌شوند.
نقش و دامنه را با هم تعریف کنید
دسترسی واقعی فقط با نام نقش مشخص نمی‌شود؛ دامنه نقش هم مهم است. در شیفت‌نویس نقش‌های اصلی سازمانی شامل مدیر مرکز، مسئول بخش، مدیر برنامه‌ریزی و مشاهده‌گر هستند.
مدیر مرکز
مدیریت مرکز طبق سطح مجاز.
مسئول بخش
مدیریت همان بخش و گروه‌های مربوط.
مدیر برنامه‌ریزی
ساخت و مدیریت برنامه در فضای کاری مجاز.
مشاهده‌گر
مشاهده اطلاعات در دامنه تعیین‌شده.
فرمول ساده: نقش + دامنه = دسترسی واقعی. دامنه می‌تواند کل مرکز، یک یا چند بخش، یا یک یا چند فضای کاری باشد.
افزودن عضو با شماره موبایل و فعال شدن با OTP
برای افزودن دسترسی، شماره موبایل و نقش فرد مشخص می‌شود. اگر این شماره هنوز حساب فعال شیفت‌نویس نداشته باشد، دسترسی در حالت انتظار ذخیره می‌شود و با اولین ورود همان شماره و تأیید OTP فعال خواهد شد.
فعال
عضو وارد شده و دسترسی ثبت‌شده قابل استفاده است.
در انتظار ورود
دسترسی ثبت شده اما هنوز با ورود و OTP فعال نشده است.
حذف یک دسترسی با حذف عضو از مرکز فرق دارد
اگر فقط می‌خواهید دسترسی فرد به یک Workspace برداشته شود، می‌توانید همان نقش مرتبط را حذف کنید. در مدیریت کلی اعضای مرکز، بسته به مجوز حساب، امکان تعلیق، فعال‌سازی مجدد یا حذف عضو از مرکز هم وجود دارد.
دسترسی مالک مرکز از پنجره عادی اعضای فضای کاری قابل حذف نیست.
انتقال مالکیت با واگذاری دسترسی یکی نیست
اعطای نقش مدیریتی به یک نفر، مالک مرکز را تغییر نمی‌دهد. انتقال مالکیت یک عملیات جداگانه و حساس است و فقط در صورت داشتن مجوز انتقال مالکیت انجام می‌شود.
- فضای کاری مرتبط با همان مرکز را فعال کنید.
- گزینه «انتقال مالکیت» را انتخاب کنید.
- شماره موبایل مالک جدید را وارد کنید.
- هشدار انتقال را تأیید کنید.
- احراز هویت مجدد/OTP انجام می‌شود.
هشدار مهم: پس از انتقال موفق، دسترسی حساب مالک قبلی به همان مرکز و تمام بخش‌ها و گروه‌های آن پایان می‌یابد. دسترسی این حساب به مرکزهای دیگر تغییر نمی‌کند.
حذف فضای کاری به معنی پاک شدن همه سوابق نیست
در ساختار فعلی، حذف Workspace متناظر با بایگانی گروه پرسنلی است و سوابق قبلی به‌صورت خودکار پاک نمی‌شوند. با این حال قبل از این کار مطمئن شوید دیگر به آن گروه به‌عنوان فضای فعال نیاز ندارید.
پشتیبان فضای کاری فعال
برای داده‌های ورودی فضای کاری فعال امکان دریافت فایل پشتیبان و بازیابی از فایل وجود دارد. این فایل جایگزین منبع اصلی دیتابیس نیست و برنامه‌های ذخیره‌شده روی سرور مستقل از این فایل نگهداری می‌شوند.
چک‌لیست قبل از ادامه برنامه‌ریزی
- مرکز، بخش و گروه پرسنلی درست فعال است.
- اعضا فقط به دامنه‌ای که نیاز دارند دسترسی دارند.
- نقش مدیریتی را با مالکیت مرکز اشتباه نگرفته‌اید.
- اگر چند Workspace دارید، قبل از ورود پرسنل یا نیاز، فضای فعال دوباره کنترل شده است.
مرحله بعد: بعد از تثبیت ساختار مرکز و فضای کاری، تقویم، تعطیلات و نیاز هر شیفت را تنظیم کنید