اطلاعات باید آنقدر مشخص باشد که همکار شیفت بعد بداند چه موضوعی باز است، مسئول بعدی کیست و چه زمانی باید پیگیری شود.
سه گروه اطلاعاتی که باید تحویل شوند
مهمان و رزرو
ورود دیرهنگام، درخواست خاص، بیدارباش، تمدید یا موضوعی که پیگیری بعدی میخواهد.
اتاق و عملیات
خرابی، اتاق خارج از سرویس یا هماهنگی باز با خانهداری و فنی.
مسئولیتهای باز
کاری که هنوز بسته نشده باید صاحب و زمان پیگیری مشخص داشته باشد.
چک لیست تحویل شیفت فرانت آفیس
- مهمانان ورودی یا خروجی ویژه شیفت بعد مشخصاند.
- درخواستهای باز مهمانان با وضعیت فعلی ثبت شدهاند.
- بیدارباشها و هماهنگیهای زماندار منتقل شدهاند.
- خرابی یا مسئله اتاقی که هنوز حل نشده ثبت شده است.
- کارهای ناتمام مسئول و مهلت مشخص دارند.
- تغییر برنامه نیروی شیفت بعد به فرد مسئول اعلام شده است.
شیفت شب حساستر است
در شیفت شب معمولاً تعداد کارکنان کمتر است و دسترسی به بعضی واحدهای پشتیبان محدودتر میشود. بنابراین بهتر است قبل از پایان شیفت عصر، موضوعهای حساس و مسیر تماس با مسئولان مشخص شوند.
همپوشانی کوتاه بین دو شیفت ارزش دارد
اگر ساختار هتل اجازه میدهد، چند دقیقه همپوشانی برنامهریزیشده بین نفرات دو شیفت میتواند انتقال اطلاعات را دقیقتر کند. این موضوع بخشی از طراحی برنامه حضور کارکنان است، نه صرفاً یک عادت شخصی.
برنامه شیفت و Log Book مکمل هم هستند
برنامه شیفت تعیین میکند چه کسی چه زمانی سر کار است؛ دفتر یا سیستم تحویل شیفت مشخص میکند چه موضوعی باید منتقل شود. یکی جای دیگری را نمیگیرد.
برای برنامهریزی کلی کارکنان هتل، راهنمای برنامه شیفت هتل و برای نرمافزار عمومی تیمها نرم افزار شیفت بندی پرسنل را ببینید.
سوالات متداول
آیا تحویل شیفت باید فقط شفاهی باشد؟
برای موضوعهای مهم، ثبت ساختاریافته کمک میکند موارد حساس به حافظه یا حضور یک نفر وابسته نباشند.
آیا این چکلیست جای رویه داخلی هتل را میگیرد؟
خیر. هر هتل باید براساس PMS، ساختار خدمات و سیاستهای خودش فرم و رویه معتبر تحویل شیفت را تعریف کند.
بین شیفت عصر و شب شکاف اطلاعاتی نسازید
برنامه نفرات و تحویل کار را بهعنوان دو بخش یک فرایند ببینید.
راهکار برنامه شیفت کارکنان