کمبود نیرو فقط یک عدد نیست
وقتی میگوییم کمبود نیرو داریم، معمولاً ذهن به تعداد افراد میرود. اما در برنامه شیفت، کمبود نیرو فقط به معنی کم بودن تعداد پرسنل نیست. ممکن است تعداد افراد کافی باشد، اما برای یک شیفت خاص مجوز نداشته باشند. ممکن است در یک روز خاص چند نفر عدم حضور داشته باشند. ممکن است نیاز شب با افراد مجاز شبکار هماهنگ نباشد.
بنابراین کمبود نیرو باید قبل از انتشار برنامه و بر اساس جزئیات واقعی بررسی شود، نه فقط با نگاه کلی به تعداد پرسنل.
اول نیاز هر روز را جدا ببینید
برای تشخیص کمبود، ابتدا باید بدانیم هر روز دقیقاً چند نفر صبح، عصر و شب لازم دارد. روزهای عادی، جمعهها و تعطیلات معمولاً شرایط یکسانی ندارند. اگر نیازها دقیق ثبت نشده باشند، هشدار کمبود هم قابل اعتماد نخواهد بود.
بهترین کار این است که نیاز هر روز قبل از شروع چیدمان مشخص باشد. بعد سیستم یا مسئول برنامه بتواند ببیند برای هر بازه چند نفر لازم است و چند نفر واقعاً قابل استفاده هستند.
مجوز شیفتها را با نیاز مقایسه کنید
ممکن است بخش ۱۲ نفر پرسنل داشته باشد، اما فقط چند نفر مجاز به شیفت شب باشند. در این حالت، مشکل اصلی تعداد کل پرسنل نیست؛ کمبود نیروی مجاز برای یک نوع شیفت است. این موضوع مخصوصاً برای شب، شیفت ترکیبی و ۲۴ ساعته مهم است.
قبل از ساخت برنامه، باید برای هر شیفت بدانیم چند نفر مجاز داریم. اگر برای چند روز پشت سر هم نیاز شب بالا باشد و افراد مجاز کم باشند، احتمال فشار یا بیعدالتی بالا میرود.
عدم حضورها را قبل از ساخت برنامه لحاظ کنید
مرخصی، عدم امکان حضور، مأموریت، بیماری و محدودیتهای قطعی باید قبل از تولید برنامه وارد شوند. اگر این موارد بعداً اضافه شوند، برنامه اولیه شاید خوب به نظر برسد، اما با چند اصلاح ساده به هم میریزد.
تشخیص کمبود واقعی زمانی ممکن است که عدم حضورهای تأییدشده از ابتدا در محاسبه باشند. در غیر این صورت، برنامه روی افرادی حساب میکند که عملاً آن روز قابل استفاده نیستند.
کمبود قطعی و کمبود احتمالی را جدا کنید
همه کمبودها یکسان نیستند. کمبود قطعی یعنی حتی با نادیده گرفتن ترجیحها هم نیروی کافی برای پوشش وجود ندارد. کمبود احتمالی یعنی اگر همه ترجیحها را رعایت کنیم، نیرو کم میآید، اما با چشمپوشی از بعضی ترجیحها شاید برنامه قابل ساخت باشد.
این تفکیک به سرپرستار کمک میکند تصمیم درستتری بگیرد. کمبود قطعی نیاز به اقدام مدیریتی دارد؛ اما کمبود احتمالی شاید با گفتوگو، جابهجایی یا اولویتبندی درخواستها قابل حل باشد.
قبل از انتشار، سناریوی بدبینانه را بررسی کنید
یک برنامه ممکن است در حالت عادی خوب باشد، اما اگر یک نفر جابهجا شود یا یک درخواست جدید اضافه شود، تعادلش از بین برود. به همین دلیل بهتر است قبل از انتشار، روزهای پرریسک مشخص شوند: روزهایی که تعداد گزینههای جایگزین کم است، روزهایی که چند محدودیت همزمان وجود دارد، یا روزهایی که نیاز شب و تعطیل همزمان سنگین است.
این بررسی کمک میکند قبل از انتشار، تصمیمهای مهمتر گرفته شود و برنامه با ریسک کمتر منتشر شود.
جمعبندی
تشخیص کمبود نیرو باید قبل از انتشار برنامه انجام شود. برای این کار باید نیاز روزانه، مجوز شیفتها، عدم حضور، ترجیحها و افراد جایگزین با هم دیده شوند. هرچه کمبود زودتر تشخیص داده شود، اصلاح برنامه کمهزینهتر و قابل دفاعتر خواهد بود.
برنامه شیفت را قابل بررسیتر بسازید
در شیفتنویس میتوانید نیاز شیفت، محدودیتها، درخواستهای پرسنل، گزارش عدالت و هشدارهای کمبود نیرو را قبل از انتشار برنامه ببینید.